Gestión del Tiempo

Todos disponemos de 24 horas en un día y la capacidad de organizar nuestro tiempo y aprovecharlo al máximo es clave para nuestro bienestar.

Cuando hablamos de rendimiento en nuestro trabajo es imprescindible trabajar desde un lugar cómodo y con unas condiciones adecuadas. Estamos emprendiendo una nueva etapa en la que conscientemente gestionaremos nuestro tiempo de forma más productiva y vamos a comenzar por hacer todo lo que está en nuestras manos para mantener nuestro lugar de trabajo todo lo cómodo, agradable y organizado que sea posible para facilitar nuestras tareas laborales y asociar el entorno del trabajo con un lugar confortable y agradable.

En segundo lugar, hemos de disponer de algún método para organizar nuestra agenda, por ejemplo un calendario de Outlook,  Google o Trello donde anotamos nuestras tareas y su distribución horaria, las reuniones, las visitas y la duración de cada elemento.

Hay un proverbio chino que dice “Si deseo que algo suceda, debo asignarle una fecha y una duración”.

Vamos a dar el ejemplo de “mi tiempo del día asignado para hacer deporte”. Si busco un horario que se adapta a mi agenda y anoto el horario exacto cuando haré el ejercicio, aumenta la probabilidad de que lo acabe haciendo, sobre todo si me digo a mi misma que no es negociable y que el tiempo que dedico al deporte es tiempo de calidad y es muy beneficioso para mi salud por lo que cuando llegue la hora, dejaré lo que hacía para dedicar mi tiempo a mi bienestar y a lo que he planificado.

En continuación detallamos algunos consejos prácticos para la mejor gestión del tiempo:

·      Reducir SPAM en nuestro correo al máximo.

·      Formarnos en conocer y saber usar eficientemente nuestro gestor/software de gestión de correo electrónico.

·      Dedicar un tiempo concreto para leer y responder a los mensajes de correo electrónico (siempre que nuestro trabajo nos lo permita).

·      Salvo que forme parte de nuestro trabajo diario, evitar el uso de las RRSS durante el desarrollo de otras tareas.

·      Saber finalizar educadamente conversaciones con personas que consideramos “ladrones de tiempo”.

·      Aprender a decir “no”.

·      Formarnos para lograr un uso eficaz de los programas informáticos que usamos en nuestras tareas diarias (Programas de Gestión de Proyectos, Microsoft Office Suite, etc.) para así necesitar menos tiempo en realizar los proyectos.

·      Automatizar tareas e invertir tiempo en hacer los procesos más eficaces.

·      Reducir el estrés al máximo. Estar muy consciente de nuestras limitaciones y no frustrarnos cuando no podemos abarcarlo todo solos.

·      Nuestro tiempo para comer, descansar, formarnos o hacer deporte no es negociable y no debemos de forma habitual “robarnos” tiempo destinado a estas actividades e invertirlo en hacer más horas de trabajo. Si hacemos esto de forma habitual necesitamos plantearnos cambios urgentes en nuestra distribución del tiempo.

·      El tiempo personal y el tiempo dedicado a la familia son sagrados. No los reduzco de forma habitual para dedicarle más tiempo al trabajo. Esta es una regla importante ya que durante muchas décadas ha sido habitual lo contrario. En este caso hemos de desprender para aprender.

·      Delegar, compartir y trabajar en equipo.

·      Planificar y priorizar las tareas.

·      Procurar realizar las tareas sin interrupciones. El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al número de veces que la hemos interrumpido y reanudado.

·      Aplicar las prácticas de gestión del tiempo hasta crear hábitos y conseguir las metas.

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